Automatisierte Auftragsbearbeitung für einen B2B-Tierarzneimittelhandel in der Schweiz

Hintergrund des Kunden:

Ein B2B-Geschäft für Tierarzneimittel mit Sitz in der Schweiz ist auf den Verkauf von Veterinärprodukten an verschiedene Unternehmen spezialisiert. Kunden bestellen typischerweise, indem sie eine E-Mail mit einer CSV- oder Excel-Datei senden, die ihre Anforderungen detailliert darstellt.

Herausforderung:

Die Hauptherausforderung bestand in der Inkonsistenz der Formatierung der Bestelldateien, die von den Kunden gesendet wurden. Nicht alle Kunden hielten sich an das Standarddateiformat, was die automatisierte Verarbeitung dieser Bestellungen erschwerte. Der Laden benötigte eine Lösung zur automatischen Überprüfung neuer E-Mails, zur Validierung und Verarbeitung der Bestelldateien und zur Integration in ihr Enterprise Resource Planning (ERP)-System zur Erfüllung.

Lösung:

Um diese Herausforderung anzugehen, entwickelten wir ein spezielles Magento 2-Modul, das auf die Automatisierung des gesamten Bestellverarbeitungsablaufs zugeschnitten ist:

1. E-Mail-Überwachung: Das Modul überwacht kontinuierlich das E-Mail-Postfach des Geschäfts auf neue Nachrichten mit Bestelldateien.
2. Dateivalidierung: Bei Eingang einer neuen Bestelldatei überprüft das Modul zunächst, ob die Datei dem für die Verarbeitung erforderlichen Standardformat entspricht.
3. KI-Integration zur Datentransformation: Entspricht das Dateiformat nicht dem Standard, sendet das Modul die Dateidaten an eine KI-API (ChatGPT), die versucht, die Daten in das erforderliche Format zu transformieren.
4. Fehlerbehandlung und Benachrichtigungen: Kann die KI die Daten nicht erfolgreich standardisieren, benachrichtigt das Modul den Website-Administrator über Telegram und liefert alle notwendigen Details zum Problem für einen manuellen Eingriff.
5. Auftragserstellung und ERP-Integration: Sobald bestätigt ist, dass die Datei im richtigen Format vorliegt und alle erforderlichen Daten enthält, wird automatisch ein Auftrag in Magento 2 erstellt. Dieser Auftrag wird dann über eine API an das ERP-System zur weiteren Verarbeitung exportiert.

Ergebnisse:

• Erhöhte Effizienz: Die Automatisierung der E-Mail-Überprüfung und der Auftragsbearbeitung rationalisierte die Abläufe erheblich und reduzierte die Zeit von der Auftragsannahme bis zur Bearbeitung.
• Verbesserte Genauigkeit: Die KI-Integration minimierte menschliche Fehler, die mit manueller Dateneingabe und -standardisierung verbunden sind, und gewährleistete eine höhere Genauigkeit bei der Auftragsbearbeitung.
• Erhöhte Reaktionsfähigkeit: Sofortige Benachrichtigungen über Telegram bei Formatproblemen ermöglichten eine schnelle administrative Intervention und verbesserten die Reaktionsfähigkeit bei Formatdiskrepanzen.
• Skalierbarkeit: Die Lösung ist skalierbar und kann Zunahmen im Auftragsvolumen bewältigen, ohne zusätzliche Ressourcen für die Auftragseingabe und -verarbeitung zu benötigen.

Fazit:

Dieser Anwendungsfall veranschaulicht, wie die Integration von KI mit Magento 2 effektiv Herausforderungen im Umgang mit unterschiedlichen Datenformaten in Bestelldateien adressieren kann, was zu verbesserter Effizienz und Genauigkeit in der Auftragsbearbeitung für ein B2B-Geschäft für Tierarzneimittel führt. Die Automatisierungs- und Intelligenzlösung rationalisiert nicht nur den Workflow, sondern verbessert auch die Gesamtreaktionsfähigkeit und Skalierbarkeit der Geschäftsabläufe.